Автоматизация бизнес-процессов в ивент-агентстве началась с боли: 3000+ фото в архиве, ручная сортировка по дням, поиск болта по номеру строки, пересъёмки из-за брака. Теперь кадр привязан к позиции ещё в момент съёмки.

Как процесс выглядел на протяжении пяти лет

Весь рабочий процесс держался на электронных таблицах Google Sheets и человеческом терпении:

• фотографы снимали подряд, не привязываясь к позициям сметы;
• менеджеры распечатывали более 20 листов и вычёркивали пункты, опираясь на интуицию;
• архив из тысяч кадров разбирали вручную через Telegram;
• к завершению проекта накапливалось свыше 5000 фотографий, причём до половины из них оказывались дубликатами одного и того же ракурса, а строка, соответствующая второму дню монтажа, могла остаться незаполненной.

Такие пустые строки заказчик вырезал из оплаты. Передать ведение проекта другому менеджеру было невозможно: специфику площадки знал один человек.

Что было сделано

Поверх привычных таблиц выстроили контур автоматизации бизнес-процессов: Google Sheets, валидатор, мобильное приложение на площадке, модерация, готовый DOCX-документ по шаблону заказчика. Теперь фотограф просто открывает карточку позиции, где уже выбраны день и блок, а внутри содержится название, блок сметы, контакты ответственного лица и, при необходимости, образец. Снятый кадр мгновенно встраивается в структуру сметы. Необходимость в общем чате для разбора фотографий полностью отпала.

Если раньше на цикл отчётности уходило 640 человекочасов, то теперь всего 64. Процесс разбора снимков ускорился в 10 раз, а сборка итогового документа занимает примерно 3 часа вместо прежних 320.

Количество правок от заказчика сократилось втрое: отчёт формируется сразу в нужном для приёмки формате - с указанием позиции, времени, места и дня.

Что ещё освещено в статье

• Почему на одну строку сметы часто требуются два кадра, и как эту задачу решили с помощью двух слотов на позицию.
• Как две недели работы в полях - с непосредственным участием в монтаже и съёмках - выявили проблемы, о которых заказчик даже не подозревал. Контроль прорабов и бригад внедрили уже после погружения: менеджер фиксирует брак в системе, после чего задача автоматически уходит бригаде с указанием срока исправления.
• Этапы внедрения: от двухнедельного погружения до стабильного рабочего контура за 8-12 месяцев. При наличии готового решения сроки сокращаются до 3-4 месяцев.
• Расчёт было и стало для каждого этапа и итоговая экономия, составившая 576 человекочасов.

Автор материала - Никита Вешняков, инженер-программист, руководитель студии Nikitadev. Теперь новый сотрудник включается в проект примерно за один час. Ранее на этот процесс уходили недели работы с архивами и распечатками.

Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/